GE-/GFP-Umsetzungspapier

Rollen- und Gruppenregelung

Im Rahmen der Konzeption der Aufbau- und Ablauforganisation des EPD werden die Rollen und Gruppenregelungen festgelegt. Hier zeigt die Erfahrung, dass einige neue Rollen eingeführt werden müssen und Sie als Organisation vorangehend definieren, wie die neu geschaffenen Rollen im Alltagsprozess eingebettet werden. Folgende nicht abschliessende Auflistung zeigt, welche neue Rollen durch Ihre Organisation abgedeckt werden müssen:

• Gesamtverantwortliche Person EPD
• Verantwortliche Person für Datenschutz- und Datensicherheitsthemen
• Verantwortliche administrative Person für sämtliche EPD-relevanten GFP und HIP-Prozesse
• Verantwortliche Person für Qualitätssicherung der HPD-Pflege
• Verantwortliche Person für technische EPD-Angelegenheiten

Des Weiteren sollten Sie Lösungen für die Erfassung der Gruppen Ihrer Gesundheitseinrichtung, der Gesundheitsfachpersonen sowie der Hilfspersonen erarbeiten. Dabei müssen Sie festlegen, wie Sie die jeweiligen Aspekte zukünftig pflegen möchten. Neben diesen beiden Aspekten sollten Gruppen gebildet werden. Erstellen Sie dafür eine Struktur Ihrer Organisation zur geeigneten Gruppierung der Gesundheitsfachpersonen. Anhand dieser Gruppierung werden später die Berechtigungen auf die Patientendossiers erteilt. Dabei gilt es zu bedenken, dass die Vergabe der Zugriffsrechte auf die EPD anhand dieser erstellten Gruppeneinteilung für die Patienten nachvollziehbar und «sinnvoll» sein muss. Ebenfalls muss beachtet werden, dass für jede GFP und HIP eine HIN-ID benötigt wird. Daher sind zu grosse oder ungünstige Gruppenkonstellationen zu vermeiden. 

On- und Off-Boarding Prozess der GFP/HIP

Damit neue Gesundheitsfachpersonen und Hilfspersonen im Betrieb auf die EPD-Umgebung aufgenommen werden können, müssen die entsprechenden Prozesse aufgebaut werden. Diese sollen aufzeigen, wie die entsprechende Aufnahme respektive Abmeldung im Klinikalltag zu bewältigen ist und schaffen u. a. Verantwortlichkeiten. Auch bei diesem Schritt sollten Sie die HIN-Registrierung mitbedenken.

OID (Object Identifier) - Struktur

Damit Ihre Systeme mit der EPD-Plattform kommunizieren können, müssen diese für die EPD-Plattform eindeutig zugeordnet werden können. Zu diesem Zweck müssen Sie eine sogenannten OID-Struktur bestimmen und die bestimmten Knotenpunkte anschliessend in den beteiligten Komponenten hinterlegen.

Informationssicherheit und Datenschutz-Vorgaben abdecken

Mit der Anbindung an die EPD-Plattform kommen neue Aufgaben im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz auf Sie zu. Gehen Sie mit Ihrer verantwortliche Person für Datenschutz- und Datensicherheitsthemen die einzelnen Vorgaben durch und bestimmen Sie, wie diese zu erfüllen sind. Gerne helfen wir Ihnen bei diesen Abklärungen.

EPD-Anwendungsregelungen

Ein wichtiger Teil des GE- und GFP-Umsetzungspapiers ist die Regelung der EPD-Soll-Prozesse. Wie wollen Sie in Ihrer Institution den gesetzlich geforderten manuellen Upload (falls Sie eine automatische Variante wählen) ins EPD sicherstellen? Wie soll die Rechte-Delegation von Gesundheitsfachpersonen eingebunden werden? Und wie stellen Sie sicher, dass auf ausdrücklichen Wunsch eines Patienten einzelne behandlungsrelevante Dokumente nicht ins EPD geladen werden? Für diese und weitere Fragen müssen Sie passende Lösungskonzepte definieren und die beteiligten ausführenden Personen dementsprechend schulen. 

EPD-Organisation aufbauen

Damit Ihre neue Organisation operationell aktiviert werden kann, müssen die personellen Aspekte und Prozesse realisiert werden. Für diesen Zweck passen Sie die Aufbau- und Ablauforganisation anhand des vorgängig erarbeiteten GE-und GFP-Umsetzungspapiers an. Stellen Sie bei den Anpassungen sicher, dass diese in die neuen Abläufe im Tagesgeschäft vollumfänglich integriert werden. Nachdem die neue Geschäftsorganisation realisiert ist, wird diese nun final aktiviert. Ab diesem Zeitpunkt nehmen sich die Mitarbeitenden Ihren neuen Rollen an und arbeiten nach den neuen Prozessen.